Výsledok? Frustrácia, desiatky stratených hodín a zistenie, že riešenie vyžadovalo jeden päťminútový rozhovor.

Keď komunikácia v korporáte viazne

V našom Business Service Centre dnes pracuje približne 300 zamestnancov, ktorých na diaľku riadi viac než 50 medzinárodných manažérov.

Každý rok tak riešime stovky operatívnych otázok a požiadaviek – od odmeňovania, cez výkon, až po pravidlá práce z domu. Výsledkom boli desiatky hodín stretnutí, množstvo e-mailov a najmä frustrácia na oboch stranách. Taká bola neprikrášlená realita.

Dlhodobo sme narážali na jednu bariéru: chýbali jednotné odpovede a jasný proces.

Namiesto riešení sme dostávali ďalšie otázky:

• Kto je moja kontaktná osoba? Kto je za toto zodpovedný ?
• Ako funguje nábor na Slovensku? Máte dostatok kandidátov?
• Aké sú limity pri home office, nadčasoch či výpovediach?
• Ako je nastavený mzdový rámec a ciele?

Od administratívy k strategickému HR partnerstvu

Nedokážem sa prizerať nefunkčným veciam, prirodzene hľadám nové nápady a inovatívne riešenia. Preto som sa s touto situáciou nezmierila. Problém totiž nebol v neochote spolupracovať, ale v tom, že naša spolupráca bola zbytočne zložitá a zdĺhavá.

Ako vizionár hľadám dlhodobé riešenia, ktoré menia HR z administratívnej podpory na strategické centrum dodávania riešení pre biznis. Postupne sa tak posúvame od prístupu typu „vyplňte formulár“ alebo „pošlite ticket“ k novej ére poskytovania End-to-End HR služieb. Znamená to ústretovejšiu komunikáciu, šetrenie času lídrov a najmä schopnosť HR dodať spracovanú požiadavku od zadania až po finálne riešenie.

Je to zmena spôsobu myslenia aj práce. HR sa tak stáva hnacím motorom procesov a strategickým partnerom pre biznis – s kultúrou orientovanou na hodnoty, efektivitu a výsledok.

HR Handbook: praktický sprievodca pre lídrov

V spoločnosti LEONI už v minulosti vzniklo množstvo kvalitných riešení. Stačilo sa na chvíľu zastaviť, vrátiť sa k osvedčeným postupom a znovu objaviť best practices, ktoré časom zapadli prachom alebo jednoducho ešte neprišiel ten správny moment na ich využitie.

Práve tak vznikol náš HR handbook. V skutočnosti tu už istým spôsobom „bol“. Bolo ho však potrebné znovu uchopiť, prepojiť jednotlivé informácie a sprístupniť ich v správnej a prehľadnej forme. Naším cieľom nebolo vytvoriť ďalší interný dokument „do šuflíka“.

Od začiatku sme preto s kolegami pracovali na tom, aby handbook spĺňal niekoľko základných princípov:

• bol zrozumiteľný pre zahraničného manažéra bez znalosti slovenského prostredia, rovnako ako pre úplného nováčika v spoločnosti,
• odpovedal na praktické otázky, nielen opisoval procesy,
• šetril čas – náš aj čas manažérov.

Povedali sme si, že chceme zjednodušiť orientáciu v slovenskom prostredí a zároveň posilniť dôveru centrálnych funkcií v kvalitu našich HR služieb. Obsah HR Handbooku sme preto navrhli tak, aby reflektoval celý „životný cyklus“ zamestnanca a zároveň pokrýval najčastejšie situácie, ktoré zahraniční lídri v praxi riešia. Patria sem najmä:

1.Mapa kontaktov

Kto rieši nábor, payroll, rozvoj, onboarding či strategické HR otázky. Pre zahraničného manažéra je kľúčové vedieť, na koho sa obrátiť – bez zdĺhavého hľadania v organizačnej štruktúre a bez zbytočných eskalácií.

2.Prehľad náborového a onboarding procesu 

Časová os, pracovný portál či KPI Time to Recruit. Zahraniční partneri tak presne vedia, čo môžu od slovenského HR očakávať – a v akom čase

3. Lokálne legislatívne pravidlá v zrozumiteľnej forme

Pracovný čas, nadčasy, home office, skúšobná doba, typy zmlúv, výpovede, prekážky v práci či dovolenky a sviatky. Nejde o právnický výklad, ale o praktický podklad pre manažérske rozhodovanie.

4. Odmeňovanie, benefity a variabilná zložka

Ako plánujeme budget, pravidlá mzdových zmien, benchmarky, štruktúru cieľov a bonusov.

5. HR balíky služieb pre zamestnancov

Buddy program, interné vzdelávanie, assessment, ambasádorské programy či podpora angažovanosti. Tieto aktivity vnímame ako súčasť našich End-to-End HR služieb pre zamestnancov aj lídrov. Zámerne sme do HR Handbooku zakomponovali aj hodnotový rozmer. Naše benefity a prístup k zamestnancom prepájame s filozofiou Tomáša Baťu, ktorá má u nás historicky silné ukotvenie a veľmi prirodzene vysvetľuje naše hodnoty aj firemnú kultúru.

Postupne sa tak posúvame k novej ére poskytovania End-to-End HR služieb.

3 dôkazy, že HR Handbook funguje

HR Handbook sme aktívne nasadili do praxe a výsledky prišli takmer okamžite. Najväčšiu zmenu sme zaznamenali najmä v týchto oblastiach:

Výrazne rýchlejšia a pokojnejšia komunikácia

Zahraniční manažéri dnes prichádzajú lepšie informovaní. Otázky sú konkrétnejšie a diskusie sa posúvajú od vysvetľovania základov k riešeniu reálnych biznisových tém. V praxi to znamená menej e-mailov, menej vysvetľovania „od nuly“ a viac skutočného partnerstva.

Posilnenie dôvery v lokálne HR

Handbook sa stal symbolom profesionality nášho HR tímu. Opakovane dostávame spätnú väzbu od vedúcich centrálnych funkcií, že im výrazne uľahčuje prácu aj rozhodovanie. Dostali sme aj niekoľko poďakovaní.  Pri každej osobnej návšteve zahraničných manažérov sa vždy poteším, keď nás prídu pozdraviť aj osobne a povedia nám konkrétne, ako sme im pomohli.

Investície do talentov a vytváranie nových pozícií na Slovensku

Toto je náš najsilnejší výsledok. Ak majú manažéri jasno v legislatíve, mzdách aj kvalite našich služieb, ich ochota rozširovať tímy práve u nás prirodzene rastie.

Skutočná hodnota jednoduchého riešenia

HR Handbook vnímam ako kľúčový nástroj našich End-to-End HR služieb. Ukončil éru ťažkej administratívy a priniesol do spolupráce viac jasnosti, istoty a predvídateľnosti.

Je to rýchla pomoc v spleti korporátnych procesov, kde medzinárodný manažér nájde odpovede okamžite. Lídri tak majú pocit istoty – vedia, že v korporátnom procese nie sú sami. Stačí nás osloviť a o všetko ostatné sa postaráme my, na lokálnom HR.

Pre mňa je to dôkaz, že aj zdanlivo jednoduchý nástroj môže mať veľký dopad, ak vznikne z reálnej potreby a s ambíciou skutočne pomáhať. Práve vtedy sa HR nestará len o procesy, ale vytvára prostredie, v ktorom sa ľuďom aj biznisu pracuje lepšie.