Zamestnancov zriedka zaujíma, kto ich vypočítal a poslal. Podstatné je, že sú v správnej výške a načas. A na akékoľvek oneskorenie alebo nepresnosť sú citliví.

Mzdy musia vždy prejsť niečimi rukami, bez ohľadu na mieru automatizácie. Vieme vyčísliť koľko ich je, koľko ľudí sa na nich podieľa, koľko času mesačne zaberie ich spracovanie, ako aj všetky nevyhnutné aktivity, ktoré výpočtu predchádzajú a nasledujú po ňom. Tieto procesy vieme pomerne jednoducho naceniť. Oveľa ťažšie sa však kvantifikujú faktory ako pocit kontroly, dôvernosť či miera závislosti. Práve tieto aspekty často zohrávajú pri rozhodovaní o outsourcingu významnú úlohu – a rozhodne by sme ich nemali podceňovať.

V článku používam výraz „mzdárka“ v ženskom rode, pretože ženy na tejto pozícii výrazne prevažujú.

Otázka, kde a ako majú byť mzdy vo firme nastavené, a či vôbec majú byť vo firme alebo mimo nej, závisí od viacerých premenných. V tomto článku sa pozrieme na výhody a nevýhody interného spracovania miezd aj ich outsourcingu. Čo je lepšie pre HR? Čo je bezpečnejšie? Čo bude viac vyhovovať finančnej riaditeľke? A čo bude z dlhodobého hľadiska fungovať najspoľahlivejšie? 

Nesľubujem vám, že na konci článku nájdete univerzálnu odpoveď na to, čo je pre vás najlepšie riešenie. Čo vám ale viem sľúbiť je, že v ňom nájdete množstvo podnetov na zamyslenie, ktoré vám pomôžu pri hľadaní tej správnej odpovede.

Skôr než začneme

Kým začneme s prihadzovaním na váhy pre a proti, načrtnite si odpovede na 5 základných otázok:

1. Prečo vôbec uvažujeme o outsourcingu miezd? Hľadajte svoje prečo a buďte úprimní. Odpoveď „CEO povedal, že máme niečo outsourcovať“ alebo „musím niekoho prepustiť a chcem ochrániť ľudí podo mnou“ nie je síce z radu tých sofistikovaných, ale ak je pravdivá, tak je v poriadku.
2. Čo očakávame, že sa zlepší (čo nám to prinesie)? Možno ani nevnímate potrebu zlepšovať, ale tlačí vás bod č.1.
3. Čoho sa obávame? Čohokoľvek, toto je pocitová otázka. Pomenujte riziká. Ak sa toho bojíte vy, zrejme sa toho bojí aj váš tím a vy ich obavy a otázky budete musieť uspokojiť.
4. Koľko nás to bude stáť (koľko očakávame, že ušetríme)? Odpoveď sa môže líšiť podľa vašej aktuálnej situácie – či napríklad potrebujete šetriť, alebo iba naceniť službu.
5. Koho sa táto zmena skutočne dotýka? Predstavte si, čo by bolo inak a možno zistíte, že to vôbec nie sú vaši zamestnanci.

In-house vs outsourcing

A teraz poďme spolu preskúmať faktory, ktoré vplývajú na rozhodnutie in-house vs. outsourcing. Ako najpodstatnejšie som identifikovala: organizáciu, v ktorej mzdy pôsobia; fázu života firmy; počet zamestnancov a komplexnosť miezd.

1. Organizácia miezd     

Postavenie mzdového oddelenia (či už ide o samostatný útvar, malý tím alebo jednu mzdárku) sa výrazne odvíja od organizačnej štruktúry firmy. Mzdy bývajú štandardne začlenené buď pod HR, alebo pod účtovníctvo či financie. Vo firmách, kde má HR samostatné postavenie a vlastného lídra, zodpovednosť za mzdy zvyčajne patrí práve do tejto oblasti. Ak je však HR súčasťou finančného oddelenia (napríklad keď HR manažér reportuje finančnému riaditeľovi alebo VP), mzdy sa ľahko ocitnú medzi účtovníkmi a finančnými kontrolermi.

Začnite tým, komu vo firme mzdy patria. Kam patria mzdy procesne? S kým spolupracujú a kto ich riadi? Podľa veľkosti internej agendy existujú tieto najbežnejšie varianty:

• Mzdy robí účtovníčka ako súčasť práce;
• Spojená rola personalistka a mzdárka;
• Jedna mzdárka zodpovedná iba za mzdy (možno na menej ako plný úväzok);
• Mzdové oddelenie (2 a viac interných mzdárok).

V článku používam výraz „mzdárka“ v ženskom rode, pretože ženy na tejto pozícii výrazne prevažujú. Mužov mzdárov poznám doteraz 0, ale ak nejakí existujú, verím, že dokážu s nadhľadom akceptovať, že budú reprezentovaní ako „mzdárka“.

2. Fáza zrelosti/života firmy

Vznikajúca firma má čo robiť už len so splnením zákonných prevádzkových požiadaviek, predpisov, nastavením základných procesov a s vlastným interným fungovaním. V takej situácii je predstava outsourcingu miezd viac než lákavá. A pokiaľ nie je už vo firme niekto, kto si mzdovú agendu iba pričlení (napr. účtovníčka) ako doplnok k ďalšej práci, je to aj efektívne riešenie.

Ak ste však už fungujúca firma, outsourcing miezd so sebou prináša určité zmeny, minimálne z pohľadu procesov a kolegov, ktorí sa na mzdovej agende podieľajú. V závislosti od veľkosti firmy a komplexnosti interných procesov môže byť táto zmena rôzne významná. Preto je rozumné ešte pred rozhodnutím dôkladne zanalyzovať existujúce procesy a identifikovať, kam všade mzdy zasahujú, a tiež kto všetko do nich svojimi vstupmi alebo rozhodnutiami zasahuje.

Ak sa vaša firma zmenšuje, reorganizuje alebo rozdeľuje, outsourcing môže byť spôsob, ako flexibilne reagovať na meniaci sa počet zamestnancov a zároveň preniesť náklady z personálnych na náklady za služby.

Ak ste navyše súčasťou väčšej skupiny firiem, za zváženie stojí aj model zdieľaných služieb, v rámci ktorého sú mzdy zabezpečované centrálne.

3. Počet zamestnancov 

Počet zamestnancov sa môže na prvý pohľad javiť ako jednoduchá premenná. V praxi však platí, že nie sú mzdy ako mzdy. To, koľko zamestnancov by mala mať na starosti jedna mzdárka, závisí od komplexnosti mzdovej agendy, rozsahu ďalších úloh, ktoré má na starosti, aj od zloženia mzdového oddelenia. Ak by sme predsa len hľadali orientačné číslo, priemer sa často pohybuje okolo 400 výplatných pások na jednu mzdárku. Pri dobre nastavených procesoch, vysokej miere automatizácie a jasne definovaných vstupoch sa však táto kapacita môže zvýšiť až na 1000 pások.

4. Komplexnosť miezd  

Na tomto záleži minimálne tak, ako na počte. Spracovanie miezd pre ten istý počet zamestnancov, ale v inej komplexnosti, môže zabrať 30 alebo aj 100 hodín. Ak chcete porovnať vaše súčasné náklady s potenciálnymi nákladmi na outsourcing, potrebujete v prvom rade zistiť, koľko hodín mesačne zaberie spracovanie mzdovej agendy, a tiež ako sú rozložené počas mesiaca. To, či mzdy “zbehnú” iba na pár klikov, alebo sa z neho stane časovo náročný a čiastočne manuálny proces, určuje najmä:

1. Kvalita vstupov: Mzdový proces by mal byť nastavený tak, aby eliminoval potrebu manuálnych zásahov (t.j. chýb) a zbytočného času. Kľúčovú úlohu zohráva najmä import dochádzkových dát a zmeny v údajoch zamestnancov. Mesačná dochádzka by mala byť štandardizovaná a vykazovaná v rovnakých jednotkách (hodiny, dni), aby umožnila jednoduchý import do mzdového softvéru. Rovnako aj zmeny v údajoch zamestnancov. Je veľký rozdiel, či mzdárka dostane e-mail s informáciou, že Jana S. má zvýšenie platu o 50 €, a následne ešte musí zisťovať, od akého dátumu zmena platí, alebo či dostane prehľadnú tabuľku s osobným číslom zamestnankyne, novou výškou mzdy a dátumom účinnosti zmeny, ktorú môže jednoducho importovať do systému. Pri spracovaní stoviek miezd mesačne tu ide o významný rozdiel.
2. Komplexnosť dochádzky: Je pre vašu firmu typický pracovný deň od 9 do 5 s automaticky započítanou obedovou prestávkou a občasnou návštevou lekára? Alebo ide o nepretržitú prevádzku, kde sa čas sleduje na minúty, riešia sa nadčasy, víkendy, nočné zmeny či časté zmeny úväzkov? Náročnosť spracovania miezd týchto dvoch alternatív sa môže líšiť v násobkoch.
3. Zložitosť odmeňovania: Významnú rolu zohráva aj štruktúra odmeňovania. Bonusy vyplácané za rôzne dlhé obdobia, bonusy definované ako suma netto, zamestnanecké opcie, benefity viazané na splnenie konkrétnych kritérií, zdaňovanie služobných vozidiel, časté zmeny mzdy – každá z týchto položiek si vyžaduje dôkladné nastavenie a následne priebežnú kontrolu. Zvážiť tu treba tiež frekvenciu vyplácania odmien či poskytovanie mzdových záloh.
4. Pôsobnosť miezd: Zvážte tiež, aký široký záber má mzdová agenda vo vašej firme. Zahŕňajú mzdy aj časť personalistiky? Sú zamestnanci sústredení na jednom mieste, alebo pracujú vo viacerých pobočkách? Je komunikácia so zamestnancami prevažne elektronická, alebo sa stále pracuje s dokumentáciou, ktorá sa posiela poštou či odovzdáva osobne? Aj tieto faktory majú v praxi vplyv na organizáciu a náročnosť mzdového procesu.
5. Ďalšie faktory: Do rozhodovania je potrebné zahrnúť aj ďalšie faktory, ako fluktuácia zamestnancov (ktorá znamená zvýšenú administratívnu záťaž), početnosť exekúcií či práceneschopností (disciplína, ktorú mzdárky poznajú veľmi dôverne), počet zahraničných zamestnancov, ktorí môžu potrebovať dodatočnú podporu (v zmysle jazykových schopností mzdárky, ak s nimi komunikuje priamo), zamestnanci pracujúci súčasne vo viacerých krajinách, množstvo dohodárov, či (ne)možnosť elektronickej komunikácie, a podobne.

Odpovede na vyššie uvedené otázky vám pomôžu načrtnúť si mapu zodpovedností v oblasti miezd a identifikovať oblasti, kde sa mzdová agenda prepája s prácou ďalších kolegov či oddelení. Získate tak lepší prehľad o tom, koľko hodín je potrebných na spracovanie mesačných miezd, kde vznikajú najväčšie nároky na kapacitu a oblasti, v ktorých by bolo možné agendu zautomatizovať, či presunúť na inú osobu. 

Zároveň si vytvoríte realistický obraz o aktuálnom stave vo vašej firme. Vďaka tomu budete vedieť presnejšie definovať svoje potreby a vyžiadať si tak ponuku, ktorá bude zodpovedať skutočnému rozsahu potrebných služieb.

Pokračovanie článku nájdete tu: Payroll outsourcing [časť 2.]: Áno, či nie? Ako sa rozhodnúť?