Ak sa na outsourcing miezd už aktívne pripravujete, je dobré mať vopred jasno v niekoľkých praktických otázkach:

• Kto bude interným partnerom pre mzdovú agendu? Určte osobu, ktorá bude vo firme fungovať ako „predĺžená ruka“ miezd s jasne definovanými zodpovednosťami.
  
• Kto zabezpečí interné záležitosti? Napríklad podpisy, realizáciu platieb či získavanie potrebných informácií.
  
• Kto bude kontaktným bodom pre zamestnancov? Zamestnanci by mali presne vedieť, na koho sa môžu obrátiť so svojimi otázkami týkajúcimi sa miezd.

Aké sú teda výhody a nevýhody?

Ak by som mala pomenovať zásadnú výhodu outsourcingu miezd oproti internej mzdárke, bola by to zastupiteľnosť. Pri internej mzdárke totiž mzdy stoviek zamestnancov často závisia od jedinej osoby. Bežný HR profesionál ich spravidla spracovať nevie, pretože napriek relatívnej blízkosti ide o inú profesiu so špecifickými znalosťami. Ak mzdárka ochorie, odíde z firmy alebo je dlhodobo neprítomná, môže to predstavovať výrazné riziko. Externý dodávateľ má k dispozícii tím ľudí a nastavený systém zastupiteľnosti.

Ďalšou výhodou môže byť prehľad a rozsah odbornosti. Interná mzdárka často pracuje samostatne a pozná predovšetkým prostredie vlastnej firmy. Mzdové špecialistky v outsourcingových firmách však majú bohaté skúsenosti z rôznych spoločností a odvetví, a väčšinu pre vás nových problémov už riešili buď ony, alebo niekto z ich tímu. Majú sa vždy s kým poradiť, vedia využiť kolektívne know-how špecializovaného tímu. A možno ešte jedna drobná zaujímavosť: externá mzdárka pracuje s vašimi vstupmi len ako s dátami. Nerieši, kto má aký plat alebo koľko dní tento mesiac chýbal, pretože zamestnancov osobne nepozná.

Výhody internej mzdárky spočívajú najmä v hlbokej znalosti prostredia firmy. Pozná jej špecifiká, procesy aj ľudí. Pamätá si, kto má koľko detí, kto sa kedy vracia z materskej, či rodičovskej dovolenky – jednoducho má prehľad a všimne si aj drobné nezrovnalosti, ktoré napríklad systém môže prehliadnuť. Zároveň býva schopná pokryť aj časť personalistickej agendy, orientuje sa v Zákonníku práce a môže tak byť podporou pri rôznych HR aktivitách. 

A teraz si to spočítajme 

Keď už máte zmapované jednotlivé činnosti a odhadnutý čas potrebný na ich spracovanie (alebo ste si urobili plnohodnotné časové snímky), viete pomerne presne vypočítať, koľko vás stojí spracovanie jednej mzdy. Do nákladov pritom nezabudnite zahrnúť aj licencie na mzdový softvér, odborné školenia, prístupy do odborných poradní či ďalšie súvisiace výdavky. S touto sumou už môžete porovnávať reálne náklady na interné spracovanie miezd s ponukami outsourcingových spoločností.

Ako bývajú služby nacenené?

Prístup jednotlivých dodávateľov sa môže líšiť. Najčastejšie sa stretnete buď s cenou za spracovanie jednej mzdy mesačne, alebo s cenou stanovenou pre celú spoločnosť v nejakom intervale (napríklad suma X eur pri rozsahu povedzme 500 – 600 zamestnancov). Okrem ceny za spracovanie mzdy môže firma účtovať aj ďalšie položky – napríklad mesačný paušál, poplatok za nástup alebo výstup zamestnanca, či spracovanie ročného zúčtovania dane. Konkrétna štruktúra ceny závisí od cenovej politiky dodávateľa.

Dôležitá poznámka: Ak outsourcujete zároveň aj účtovníctvo, cena za mzdy býva často „menšou sestrou“ celkovej služby. Je vysoko pravdepodobné, že ak by ste outsourcovali mzdy samostatne, výsledná cena by bola vyššia.

Čo ešte potrebujete zvážiť?

Ak ste sa rozhodli pre outsourcing miezd, je dôležité, aby ste mali v zmluve s dodávateľom jasne definované nielen ceny za spracovanie jednej výplatnej pásky, ale aj ďalšie podmienky spolupráce:

• termíny dodania vstupov a výstupov,
• pravidlá ochrany a spracovania dát,
• podmienky migrácie (napríklad súbeh interného a externého spracovania miezd, poplatky pri prechode počas roka, kedy je spravidla potrebné urobiť viac práce ako pri prechode k 1. januáru),
• podmienky ukončenia spolupráce (napríklad prípadné sankcie pri predčasnom ukončení zmluvy),
• spôsob komunikácie a zoznam osôb oprávnených poskytovať a žiadať informácie,
• postup pri opravách chýb,
• eskalačný protokol,
• hodinovú sadzbu za prípadné poradenstvo,
• pravidlá budúceho vývoja ceny služieb.

Pri výbere dodávateľa sa zamerajte aj na to, či je dodávateľ ochotný s vami komunikovať, či a aké technológie využíva na automatizáciu, či je možná integrácia s vašimi systémami a zároveň zabezpečiť vysokú úroveň ochrany dát. Práve tieto faktory vám napovedia, či máte pred sebou partnera, ktorý je pripravený nielen na dnešné potreby, ale aj na budúci rozvoj vašej firmy.

Rozhodovanie medzi interným spracovaním miezd a outsourcingom by nemalo stáť len na cene.

Medzinárodné firmy

V “korporátoch” býva spracovanie miezd nastavené v oveľa väčšom meradle. Lokálne pobočky majú často len obmedzený priestor na ich samostatné nastavenie. Mnohé z nich majú totiž zmluvy na outsourcing miezd uzatvorené na globálnej alebo regionálnej úrovni. Lokálne pobočky potom spolupracujú už len s miestnou pobočkou poskytovateľa outsorcingu alebo s jeho subdodávateľom – a niekedy ani to nie.

Vo veľkých organizáciách je bežné, že mzdy sú riešené centrálne a lokálne HR sa k ich samotnému spracovaniu ani nedostane. Na strane firmy často funguje medzinárodné shared service centrum, ktoré zbiera podklady z jednotlivých krajín. Na strane dodávateľa môže vystupovať namiesto samotného spracovateľa tzv. medzinárodný broker, ktorý prostredníctvom vlastnej siete pobočiek alebo subdodávateľov zabezpečuje spracovanie miezd v jednotlivých krajinách – a neraz aj ich výplatu.

Spoločnosti poskytujúce integrovaný medzinárodný payroll tak dokážu pokryť mzdy prakticky vo všetkých krajinách, v ktorej ich klient pôsobí.

A áno, často je to také komplikované, ako to znie, prípadne ešte o trochu viac. Na druhej strane však takéto riešenie prináša korporáciám aj viacero výhod: jednu zmluvu, jeden systém, jedného account manažéra, vysokú mieru automatizácie, štandardizovaný controlling a jednoduchšie napojenie na interné účtovníctvo. Nevýhodou môže byť pomalší proces riešenia komplikovanejších problémov a samozrejme aj náklady spojené s prevádzkou celého systému.

Lokálne HR do tejto mašinérie vstupuje ako malá časť súkolia – najmä ako poskytovateľ informácií o zmenách (prostredníctvom štandardizovaného zberu dát) a ako komunikačný partner pre zamestnancov.

Aj v korporátnom prostredí však stretávame veľké pobočky s vlastným mzdovým oddelením. To môže byť súčasťou medzinárodného mzdového tímu, alebo aj priamo reportovať lokálnemu HR riaditeľovi.

Ako sa teda rozhodnúť?

Po sérii otázok, mapovania procesov a základných výpočtov by ste už mali mať dostatok podkladov na informované rozhodnutie. Porovnajte si náklady jednotlivých riešení a zvážite aj ich nefinančné výhody a nevýhody.

Kľúčové je, ako dobre je mzdový proces integrovaný do ostatných činností v spoločnosti. Práve toto prepojenie často rozhoduje o tom, či bude systém fungovať plynulo a bez zbytočných komplikácií.

Dobrou správou je, že plynulosť, správnosť aj efektívnosť je možné dosiahnuť pri internom spracovaní miezd aj pri ich outsourcingu – ak je celý proces dobre nastavený.