„Na HR som išla práve preto, aby som nemusela riešiť čísla.“
„Percentá? Tie nech rieši finančné.“
„Rozumiem ľuďom, nie reportom.“
„Takto sme to vedeniu ešte nikdy nevysvetľovali.“
„Keď to vidia v grafe, zrazu tomu rozumejú.“

Ak vám niektorá z nich znie povedome, pravdepodobne sedíte na správnom oddelení. HR bolo dlhé roky vnímané najmä ako svet rozhovorov, empatie a práce s ľuďmi. Pohovory, rozvoj, benefity či spokojnosť zamestnancov boli prirodzeným stredobodom pozornosti. Čísla, tabuľky a reporty stáli skôr bokom.

Lenže posledné roky ukázali, že bez dát sa ďalej nepohneme. Ak chce byť HR skutočným partnerom biznisu, potrebuje vedieť svoje odporúčania podložiť faktami. Vedenie sa často pýta: „Viete to ukázať v číslach?“ A práve tu dostáva HR príležitosť vstupovať do strategických rozhodnutí s väčšou istotou a dôveryhodnosťou.

Dobrou správou je, že HR controlling nie je o zložitých výpočtoch ani o tom, aby sa z HR stalo finančné oddelenie. Je predovšetkým o porozumení súvislostí a o schopnosti preložiť príbehy ľudí do dát, ktoré dávajú zmysel. A keď má HR k dispozícii správne nástroje, čísla prestávajú strašiť a začínajú pomáhať.

Problém nebol dostatok, ale množstvo

Jednou z prvých výziev bolo zorientovať sa v dátach, ktoré sme už mali. Paradoxne, problémom nebol ich nedostatok, ale naopak, ich množstvo. Rôzne verzie rovnakých reportov, historické tabuľky, ku ktorým sa už nikto nevracal, dáta v odlišných formátoch, ktoré si nie vždy „rozumeli“. Postupne sme sa naučili aj jednoduché reporty prepojiť s ďalšími dátami, ktoré sme mali k dispozícii. V relatívne krátkom čase sme dokázali robiť rozhodnutia na základe faktov a nie len pocitov, pretože sme mali presnejšie a detailnejšie analýzy.

Pridaním vhodných nástrojov, ako je napríklad Power BI, sa dáta prestali zdať strašidelné a stali sa naším spojencom pri rozhodovaní. Dnes má HR v Pepco viac dát než kedykoľvek predtým, viac tabuliek než by sme chceli, a možno aj viac chaosu. Ale keď sa naučíme tieto dáta poriadne triediť, z chaosu vzniká poriadok a z poriadku skutočná strategická sila HR.

Controlling nie je o kontrole 

Vnímame ho ako podporu pri rozhodovaní. Pomáha nám opierať sa o fakty, nie o pocity, a dáva našim krokom jasný rámec. Jeho silnou stránkou je schopnosť zrozumiteľne spracovať aj zložité údaje. Dáta premieňa na prehľadné reporty a dashboardy, s ktorými vie pracovať každý, nielen ľudia zvyknutí na čísla.

Aj kolegyne a kolegovia, ktorí sa s dátami bežne nestretávajú, rýchlo pochopia, čo sa v spoločnosti deje. Vidíme, v čom sme silní, kde máme priestor na zlepšenie, ako sa vyvíja fluktuácia, čo stojí za absenciami, aký efekt majú školenia alebo ktoré tímy potrebujú väčšiu podporu.

HR controlling tak dopĺňa chýbajúce súvislosti a dáva číslam konkrétny význam. Reporty neslúžia len ako podklad pre rozhodnutia, ale spájajú svet dát so svetom ľudí. Preto ho vnímame ako partnera – ukazuje smer, upozorňuje na riziká a pomáha reagovať včas, bez toho, aby niekoho zväzoval.

Čísla sa stali nástrojom, ktorý podporuje strategické myslenie a istotu, že naše kroky majú reálny dopad.

Keď objem dát rastie, pribúdajú verzie reportov a zvyšujú sa nároky na ich pravidelnú aktualizáciu, Excel prestáva byť postačujúci. A v tomto bode prichádza spomínaný Power BI. Do HR reportingu prináša systém, poriadok a jasnú štruktúru. Uľahčuje opakujúce sa výpočty, prepája dáta z rôznych zdrojov a výrazne obmedzuje manuálnu prácu. Neberie nám kontrolu, naopak, šetrí čas a energiu, ktorú môžeme venovať pre nás podstatnejším veciam.

Jeden report dokáže ponúknuť viacero pohľadov na tie isté dáta. Viacerí používatelia môžu pracovať s rovnakými informáciami súčasne a prispôsobiť si ich zobrazenie podľa vlastných potrieb. Výsledkom je pohodlnejšia práca a viac priestoru na premýšľanie nad tým, čo čísla skutočne znamenajú. V spoločnosti nám to umožnilo presunúť pozornosť od technických detailov k pochopeniu súvislostí a vysvetľovaniu výsledkov.

Tento nástroj zároveň zabezpečuje, že HR reporty sú prehľadné a ľahko čitateľné. Dáta vieme zobrazovať rôznymi spôsobmi a reporty máme k dispozícii aj v mobilnej aplikácii. Pre kolegov, ktorí veľkú časť pracovného času trávia v teréne, je to významné zjednodušenie dennej operatívy. Po jeho zavedení sme začali dáta využívať systematicky. Zautomatizovali sme reporting vybraných HR ukazovateľov a získali prehľad, ktorý nám umožňuje reagovať rýchlo a s istotou. Situácie, ktoré nás kedysi zaskočili, dnes vieme odhadnúť vopred a vieme sa na ne pripraviť.  

HR ukazovatele v praxi

• Fluktuácia: Keď čísla bolia
  Fluktuácia nás vie zasiahnuť na citlivom mieste,  no dáta pomáhajú oddeliť emócie od reality. Dôvody odchodov máme prehľadne na jednom mieste a vieme rýchlo identifikovať oblasti, ktoré si vyžadujú pozornosť skôr, než sa problém prehĺbi.
• PN: Keď sa všetci „stretnú“ na PN
  Reportovanie PN nám umožňuje rozlíšiť krátkodobú a dlhodobú neprítomnosť. Sledujeme reálne trendy a opierame sa o fakty, nie o domnienky. Dlhodobé dáta nám pomáhajú lepšie plánovať náhrady a kapacity bez zbytočného hádania.
• Pracovné úrazy: Ticho pred búrkou
  Prevencia sa začína dátami. Vidíme, kde sa opakujú rovnaké typy úrazov, a môžeme včas prijať konkrétne opatrenia. Prevencia a pripravenosť znamená menej prekvapení a bezpečnejšie pracovné prostredie.
• BOZP audity a školenia
  Reporty zo školení a auditov neukazujú len aktuálny stav, ale aj dlhodobo sa opakujúce nedostatky. Dáta sa tak stávajú praktickým nástrojom pri inovácií procesov a pomáhajú zabezpečiť, aby prijaté opatrenia nezostali len na papieri.

V Pepco dávajú dáta HR relevantný hlas pri rozhodovaní. Namiesto subjektívnych dojmov sa opierame o fakty, ktoré sú zrozumiteľné a ľahko obhájiteľné. Prehľadné grafy a reporty odhaľujú trendy a vzťahy, ktoré by inak mohli zostať skryté.

Vďaka tomu máme lepší prehľad o tom, čo sa v organizácii skutočne deje, a vieme robiť rozhodnutia založené na realite. Čísla prestali byť strašiakom. Stali sa nástrojom, ktorý podporuje strategické myslenie, efektivitu a istotu, že naše kroky majú reálny dopad.

Prešli sme tak prešli cestu od obáv z čísel k pochopeniu ich hodnoty. HR controlling a Power BI sa stali partnermi, ktorí nám pomáhajú nielen analyzovať dáta, ale aj rozhodovať sa s istotou. Čísla sa z nepriateľa zmenili na našu silnú stránku – a ukázali nám, že aj mimo kancelárie môžeme mať situáciu pod kontrolou.