PROJEKT
Názov: Digitálna Univerzita
Cieľ: Zlepšiť digitálne zručnosti zamestnancov skupiny ZSE, podporiť využívanie AI, mapovanie a automatizácia interných procesov.
Trvanie: 6 mesiacov (od designu až po záverečné projekty)
Náklady: externé náklady (agentúra) + interné náklady (lektori a čas zamestnancov)
ZÁMER
O čom je tento projekt a prečo ste sa rozhodli ho realizovať?
S nástupom AI a automatizácie sme v skupine ZSE chceli už od počiatku tieto technológie implementovať do každodennej reality – bezpečne, vedome a s maximálnym využitím všetkých možností a benefitov, ktoré ponúkajú. Tento projekt vznikol s cieľom sprostredkovať tieto témy všetkým zamestnancom skupiny, bez ohľadu na to, či pracujú na IT, v obchode, administratíve či v call centre. Vo všetkých oblastiach existujú procesy, ktoré sa dajú zefektívniť, vedia prácu zjednodušiť a zároveň využiť potenciál našich tam, kde AI (zatiaľ) ešte nemá presah.
Odkiaľ prišiel prvotný impulz a kto je jeho interným vlastníkom?
Úplne prvotný impulz a idea prišli z IT. V projekte je spolupráca medzi divíziami nevyhnutná, a preto core výkonný a zároveň podporný tím ľudí tvorila IT a HR, a teda dokonalé spojenie odborného know-how a organizačnej podpory. HR sa postaralo o metodológiu výberu zamestnancov, plánovanie ich tréningových dní a podpory. IT zabezpečilo odborný dohľad, výber tém a sprevádzanie projektami. Samotní lektori boli externí odborníci, hlboko ponorení do svojich tém, ktorí prinášali najnovšie dostupné informácie.
STRATÉGIA
Ako ste si zabezpečili „buy-in“ kľúčových ľudí a manažmentu?
V našej skupine sú strategické vzdelávacie a rozvojové programy bežnou súčasťou kultúry, takže DigiUni nebola pre ľudí úplnou novinkou. Digitalizácia je zároveň jednou z hlavných strategických priorít firmy, a keďže bol projekt v úplnom súlade s očakávaniami vedenia spoločnosti, nebolo ťažké získať si jeho podporu a tiež podporu odborných lídrov. Podpora bola aj logická, pretože na konci dňa ide o zefektívnenie a zjednodušenie práce, a to chce každý.
Aké boli hlavné ciele projektu?
Cieľom programu bola automatizácia a digitalizácia procesov, sprístupnenie nástrojov, ktoré uľahčujú a urýchľujú prácu zamestnancov. Okrem 40 ambasádorov a ambasádoriek program priniesol 20 výborných návrhov projektov na zlešenie každodennej práce v organizácii.
Čo všetko obnášala prípravná fáza?
V prvom rade je kľúčové dôkladne si načasovať jednotlivé kroky. Samotné vzdelávanie nám trvalo 2,5 mesiaca, pričom sme aplikovali princíp 2-dňových workshopov každý druhý týždeň. Na tvorbu a prípravu projektov sme účastníkom vyhradili ďalšie dva týždne, takže samotná realizácia trvá približne 3 mesiace. Pri plánovaní je potrebné zohľadniť aj prestávky – napríklad počas letných dovoleniek, čo je dôležitý aspekt každého dlhodobého harmonogramu.
Čo tomu celému predchádza:
- definovanie cieľa a očakávaných výstupov,
- určenie kompetencií a rolí v projekte,
- výber tematických oblastí a určenie cieľov projektu zadávateľom (v našom prípade IT),
- výberové konanie pre dodávateľa vzdelávania,
- rozplánovanie jednotlivých tréningových dní a zabezpečenie priestorov a organizáciu školení,
- definovanie cieľovej skupiny a hodnotiacich kritérií účastníkov a podmienok výberu,
- komunikácia projektu zamestnancom (článok na intranete, príspevok na internej sociálnej sieti a priamy e-mail na všetkých),
- vyhodnotenie prihlášok a vyrozumenia uchádzačom,
- zabezpečenie prístupov a licencií, ktoré sú nevyhnutné pre hladký priebeh.
V tomto konkrétnom prípade sme teda úplne prvé kroky začali realizovať v decembri, aby sme v polovici marca mohli oficiálne zahájiť vzdelávanie.
Projekt dáva zamestnancom signál, že firma im dôveruje, investuje do nich a berie ich ako partnerov pri zmenách.
REALIZÁCIA
1. FÁZA: Kick-off
Na začiatku je dôležité, aby sa účastníci a účastníčky navzájom dobre spoznali. Budú totiž pracovať v dvojiciach na návrhoch projektov, potrebujú zistiť nielen činnosti a kompetencie tej druhej strany ale aj to, či si sadnú ľudsky a budú vedieť efektívne spolupracovať. Zároveň chceme, aby program prirodzene podporoval vznik komunity ľudí s podobnými záujmami, čím nepriamo posilňujeme aj firemnú inklúziu.
Prvé stretnutie slúži aj na jasnú komunikáciu cieľov, obsahu programu, očakávaní a časovej náročnosti. Tieto informácie sme účastníkom poskytli už počas prihlasovania a v kampaniach, aby nikto nebol prekvapený, koľko času a energie bude potrebné investovať. Súčasťou kick-offu bol aj priestor na otázky, diskusiu a naladenie sa na program – tak, aby bol všetci od začiatku “na jednej lodi”.
2. FÁZA: Priebeh
Úspech programu závisel od aktívnej spolupráce ako HR oddelenia, tak aj IT. IT oddelenie, ako odborný garant, dohliadalo na plnenie vzdelávacích cieľov a keď bolo niečo potrebné, alebo sa proces uberal iným smerom, vždy včas zasiahlo a dohodlo s dodávateľom ďalší postup. Rola HR tímu samozrejme zahŕňala organizáciu školení, pričom naozaj dôležitým aspektom je mať prítomného človeka, na ktorého sa môžu účastníci/čky obracať, ak napríklad sú preťažení a nestíhajú, alebo keď už strácajú motiváciu.
Treba si vždy pamätať, že účastníci sú stále zamestnanci a zamestnankyne s plnou pracovnou agendou, a DigiUni je len dobrovoľná aktivita navyše. Hľadali sme preto cesty ako ich podporiť, alokovať na úlohy dostatok času, pretože z týchto aktivít neprofitujú len oni. Je to aj firma, ktorá získava know-how a zároveň rozvíja odborníkov so strategickými zručnosťami, čím priamo zvyšuje svoju konkurencieschopnosť.
3. FÁZA: Finále
Záver programu tvorila prezentácia projektových návrhov a slávnostné ukončenie, kam sú pozvaní nadriadení, vedenie spoločnosti a všetci, ktorí sa na programe podieľali. V časoch, keď je práca mnohých často abstraktná a bez hmatateľného výsledku, považujeme za dôležité venovať čas oslave úspechov a uznaniu snahy každého účastníka. Každý absolvent dostáva diplom a drobný darček, a navyše oceňujeme najlepšie projekty podľa dopadu a kvality – ako malé prekvapenie na konci programu. Kľúčom úspechu tu bol presne naplánovaný harmonogram a scenár, nakoľko aj drobné detaily, ako striktný časový rámec pre rečníkov, zabezpečujú hladký priebeh a podporujú bezchybný priebeh celej udalosti.
Spätná väzba nám ukázala, že pre väčšinu účastníkov bola najnáročnejšia práve verejná prezentácia svojich projektov. Preto sme do ďalšieho ročníka zaradili celodenný blok prezentačných zručností, aby účastníci dokázali svoje projekty odprezentovať zrozumiteľne, sebavedomo a bez stresu.
HODNOTENIE ÚSPEŠNOSTI
Ako dnes hodnotíte úspešnosť projektu?
Program považujeme za úspešný najmä vďaka tomu, že návrhy projektov nezostali zabudnuté v šuflíku, ale vedenie IT ich aktívne, v spolupráci s účastníkmi, prenáša do reality. Samozrejme, išlo o pilotný projekt preto sme v procese museli vychytať niekoľko múch, aby bol ďalší ročník ešte lepší. Do budúcnosti plánujeme okrem iného posilniť teambuildingový aspekt, zahrnúť tréning prezentačných zručností a zrealizovať PowerApps day, ktorý bol opakovanou odbornou požiadavkou účastníkov.
Bol projekt naplánovaný realisticky?
Myslím sa, že očakávania, plánovanie a realita boli v pomerne vysokom súlade. Podobné rozvojové projekty realizujeme už roky, takže sme vedeli, čo očakávať. Vďaka skúsenostiam sa v budúcnosti chceme viac sústrediť na individuálne konzultácie projektov, ktoré budú k dispozícii všetkým účastníkom, aby získali ešte väčšiu podporu pri implementácii svojich návrhov.
Ktorá fáza bola najnáročnejšia a prečo?
Z pohľadu účastníkov bola náročná najmä tvorba projektov a verejné prezentácie. Z nášho pohľadu ako organizátorov to bola dôkladná príprava, pretože keď je všetko dobre pripravené, priebeh programu plynie hladko. S ničím neočakávaným sme sa našťastie nestretli.
Aká je spätná väzba z vnútra firmy?
Spätná väzba na projekt je väčšinou veľmi pozitívna. Účastníci oceňujú nové vedomosti a praktické zručnosti, ktoré plánujú využívať vo svojej práci. Niekoľko návrhov na zlepšenia sme zapracovali do ďalšieho ročníka. Najviac nás však teší, že absolventi sa nám vďaka dobrej skúsenosti hlásia aj na ďalšie programy a stávajú sa ambasádormi inovácií – čo napĺňa jednu z hodnôt našej spoločnosti. Na jednej strane prináša projekt merateľné úspory, na druhej strane vychováva motivovaných a schopných odborníkov, ktorí budú posúvať celú organizáciu vpred.
PRAKTICKÉ ODPORÚČANIA
Aké praktické odporúčania by ste dali spoločnostiam, ktoré zvažujú podobný projekt?
Ak to možnosti firmy umožňujú, prvé a najdôležitejšie odporúčanie je do projektu ísť. Počiatočná investícia sa môže zdať vysoká, no návratnosť (ROI) a absolventi, ktorí sa stávajú inovátormi a inovátorkami, ju mnohonásobne prevyšujú. Ľudia majú prirodzený záujem vzdelávať sa, rozvíjať sa, napredovať a zároveň pomáhať firme fungovať efektívnejšie. A práve takéto programy ich prepájajú, vytvárajú nové vzťahy a budujú komunitu – bezpečné prostredie, pocit spolupatričnosti a ochotu spolupracovať.
Treba tiež počítať s tým, že sa nájde niekto, kto nebude úplne spokojný s priebehom programu, a to je úplne normálne. Dôležité je vypočuť si návrhy a spätnú väzbu a zapracovať ich do ďalšieho ročníka, pretože práve spätná väzba je jednou z najefektívnejších ciest rozvoja.
Čo sa vám pri realizácii neosvedčilo, resp. by ste to dnes urobili inak?
Pri rozvoji hard-skills netreba zabúdať na soft-skills – v našom prípade networking, budovanie vzťahov a prezentačné zručnosti. A opäť len zopakujem, zameranie na dôkladnú prípravu obohatenú o spätnú väzbu absolventov projektu výrazne zvýši šance na úspech každého ďalšieho ročníka.
Na záver: Prečo si myslíte, že sa do takéhoto projektu oplatí spoločnostiam určite ísť?
Myslím si, že do takéhoto projektu sa oplatí ísť preto, lebo prepája to najdôležitejšie, čo dnes firmy majú – ľudí, technológie a zmysel. AI a automatizácia nie sú cieľom samy o sebe, ale nástrojom, ako ľuďom uľahčiť prácu a dať im priestor robiť to, v čom sú najlepší, a zároveň tak pripraviť firmu na budúcnosť.
Projekt dáva zamestnancom signál, že firma im dôveruje, investuje do nich a berie ich ako partnerov pri zmenách, nie len ako pasívnych prijímateľov rozhodnutí. Okrem merateľných úspor a vyššej efektivity vzniká niečo ťažko merateľné, no nesmierne hodnotné – komunita, zvedavosť, chuť zlepšovať veci a odvaha skúšať nové prístupy. A práve toto je podľa nás základ dlhodobo úspešnej a konkurencieschopnej firmy.
